Guida pratica
Come redigere l'istanza di portabilità dei dati personali con l'AI
4 min di lettura · Aggiornato a giugno 2026 · Supervisione editoriale: Avv. Federico Papa
L'istanza per l'esercizio del diritto alla portabilità dei dati personali costituisce un istituto fondamentale, disciplinato dall'art. 20 del GDPR, che consente all'interessato di ricevere i propri dati in un formato strutturato e leggibile ovvero di ottenerne la trasmissione diretta a un altro titolare del trattamento. Tale facoltà si applica esclusivamente ai trattamenti fondati sul consenso o sull'esecuzione di un contratto, e limitatamente ai dati forniti dall'interessato. L'esercizio di tale diritto agevola la migrazione tra diversi fornitori di servizi, prevenendo il fenomeno del c.d. lock-in tecnologico e rafforzando l'autodeterminazione informativa dell'utente. Il titolare del trattamento è tenuto a riscontrare la richiesta senza ingiustificato ritardo, nel rispetto delle tempistiche stabilite dall'art. 12 del GDPR.
In sintesi
L'articolo 20 del GDPR disciplina il diritto alla portabilità dei dati, consentendo all'interessato di ricevere i propri dati digitali in formato strutturato (CSV, XML, JSON) o richiederne la trasmissione diretta a un altro titolare. L'istituto si applica ai trattamenti automatizzati fondati su consenso o contratto, limitatamente ai dati forniti dall'utente. L'istanza, redigibile tramite AI, deve indicare il titolare, l'eventuale DPO e il perimetro oggettivo delle informazioni. Il riscontro deve avvenire gratuitamente entro un mese, prorogabile di due, secondo le tempistiche dell'articolo 12 del GDPR.
I passaggi
- 1.
Verifica dei presupposti di applicabilità
Occorre preliminarmente accertare che il trattamento dei dati sia fondato sul consenso dell'interessato o sull'esecuzione di un contratto. Il diritto alla portabilità non trova applicazione qualora il trattamento sia necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri. È altresì indispensabile che i dati siano stati forniti dall'interessato e che il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
- 2.
Individuazione del titolare e del DPO
La richiesta deve essere indirizzata al titolare del trattamento dei dati, individuandone con precisione la sede legale e i recapiti dedicati. Qualora sia stato designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), è opportuno trasmettere la comunicazione anche a quest'ultimo al fine di accelerare l'istruttoria. L'esatta individuazione dei destinatari assicura il rispetto dei termini di riscontro prescritti dalla normativa europea.
- 3.
Formulazione analitica dell'oggetto
L'istanza deve fare espresso riferimento all'esercizio del diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell'art. 20 del GDPR. Occorre specificare chiaramente se si intenda ricevere i dati in un formato strutturato e leggibile ovvero ottenerne la trasmissione diretta a un altro titolare del trattamento. La formulazione dell'oggetto deve essere inequivocabile, onde evitare che l'istanza venga erroneamente qualificata come mera richiesta di accesso ex art. 15 del GDPR.
- 4.
Specificazione del formato tecnico
L'interessato ha diritto di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, quali ad esempio CSV, XML o JSON. È opportuno indicare esplicitamente la preferenza per un formato interoperabile che non richieda l'impiego di software proprietari a pagamento. Il titolare è tenuto a garantire che il formato fornito consenta l'effettiva estrazione e il riutilizzo delle informazioni.
- 5.
Determinazione del perimetro dei dati
È necessario circoscrivere con precisione l'ambito oggettivo dell'istanza, distinguendo, a titolo esemplificativo, tra dati anagrafici, cronologia delle attività e preferenze espresse. Il diritto alla portabilità copre i dati forniti direttamente e consapevolmente dall'interessato, nonché quelli generati dall'osservazione del suo utilizzo del servizio. Restano invece esclusi i dati derivati o inferiti dal titolare mediante processi di analisi complessa o algoritmi proprietari.
- 6.
Trasmissione a un altro titolare
Oltre a richiedere la trasmissione diretta a un nuovo fornitore, occorre indicare i dati identificativi completi del titolare ricevente. Ai sensi dell'art. 20, paragrafo 2, del GDPR, tale trasferimento deve essere effettuato se tecnicamente fattibile: grava sul titolare cedente l'onere di comprovare gli eventuali ostacoli tecnici che lo impediscano. L'istanza deve includere un'autorizzazione espressa al trasferimento dei dati.
Base giuridica: art. 20 GDPRart. 12 GDPR
La struttura del modello
Le sezioni che compongono l'atto, nell'ordine canonico. Il modello completo si apre e si compila direttamente in edit.legal.
Mittente
Dati anagrafici e recapiti di contatto dell'interessato che esercita il diritto.
Titolare del trattamento
Indicazione dei dati identificativi del titolare del trattamento e, ove designato, del Responsabile della protezione dei dati (DPO).
Oggetto: esercizio del diritto alla portabilità dei dati
Formale dichiarazione della volontà di avvalersi del diritto previsto dall'art. 20 del Regolamento (UE) 2016/679.
Contenuto della richiesta
Descrizione dettagliata delle categorie di dati oggetto dell'istanza e specificazione del formato digitale richiesto.
Titolare destinatario della trasmissione
Indicazione dei dati del nuovo titolare nell'ipotesi in cui si richieda la trasmissione diretta dei dati.
Luogo, data e sottoscrizione
Spazio riservato alla data, alla firma autografa o digitale e all'elenco degli eventuali allegati identificativi.
Errori da evitare
- Richiedere la portabilità di dati non forniti dall'interessato, bensì generati o inferiti autonomamente dal titolare.
- Invocare il diritto alla portabilità per archivi cartacei, ignorando che la norma si applica esclusivamente ai trattamenti effettuati con mezzi automatizzati.
- Ritenere che la mancata allegazione del documento di identità comporti l'inammissibilità automatica dell'istanza: il titolare può solo richiedere informazioni supplementari in presenza di ragionevoli dubbi.
- Confondere il diritto alla portabilità con il diritto di accesso ex art. 15 del GDPR, richiedendo erroneamente chiarimenti sulle logiche del trattamento.
Domande frequenti
Qual è il termine massimo per ricevere i dati?
Il titolare deve fornire riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento dell'istanza. Tale termine può essere prorogato di due mesi nei casi di particolare complessità o di un elevato numero di richieste.
L'esercizio del diritto alla portabilità comporta dei costi?
No, l'art. 12 del GDPR stabilisce che le informazioni e le comunicazioni fornite ai sensi dell'art. 20 devono essere rese gratuitamente.
Cosa accade se la trasmissione diretta non è tecnicamente fattibile?
Qualora sussista un impedimento tecnico comprovato, il titolare deve comunque fornire i dati all'interessato in un formato strutturato e interoperabile, consentendogli di trasmetterli autonomamente al nuovo fornitore.
Cosa automatizza edit.legal
- —Selezione automatizzata dei formati tecnici interoperabili più diffusi per la formulazione della richiesta.
- —Inserimento automatico dei riferimenti normativi aggiornati agli artt. 12 e 20 del GDPR.
- —Generazione di clausole specifiche per la richiesta di trasmissione diretta tra titolari del trattamento.
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Prova edit.legal gratisQuesta guida ha finalità puramente informative e non sostituisce la consulenza di un avvocato sul caso concreto.