Guida pratica
Come redigere un'istanza di limitazione del trattamento
4 min di lettura · Aggiornato a maggio 2026 · Supervisione editoriale: Avv. Federico Papa
L'istanza di limitazione del trattamento è lo strumento previsto dall'art. 18 del GDPR che consente all'interessato di ottenere la sospensione temporanea del trattamento dei propri dati personali, senza che ne sia disposta la cancellazione definitiva. Tale misura cautelare trova applicazione in ipotesi specifiche, quali la contestazione dell'esattezza dei dati o l'illiceità del trattamento, garantendo una tutela interinale nelle more degli accertamenti definitivi. Il diritto alla limitazione costituisce un presidio fondamentale nell'ambito del controllo sui flussi informativi, in quanto consente di congelare l'elaborazione dei dati nelle more della risoluzione di controversie o di verifiche tecniche. La corretta redazione dell'atto richiede la rigorosa individuazione del presupposto normativo e dell'ambito oggettivo della restrizione, onde rendere effettivo l'obbligo di astensione a carico del titolare del trattamento.
In sintesi
L'istanza di limitazione del trattamento ex art. 18 GDPR consente la sospensione temporanea del trattamento dei dati personali senza cancellazione definitiva. La misura si applica in casi di contestata esattezza, illiceità, accertamento di diritti o opposizione pendente. La redazione richiede l'identificazione del titolare, del DPO e dello specifico presupposto normativo. Ai sensi dell'art. 19 GDPR, il titolare deve notificare la restrizione ai destinatari dei dati. Il riscontro deve pervenire entro un mese secondo l'art. 12 GDPR. I professionisti legali possono automatizzare la procedura tramite l'AI.
I passaggi
- 1.
Identificazione delle parti e dei recapiti professionali
Il primo adempimento consiste nell'indicare con precisione le generalità dell'interessato e i dati identificativi del titolare del trattamento. È indispensabile individuare la sede legale o l'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del titolare, specificando altresì i recapiti del responsabile della protezione dei dati (DPO), ove nominato. Una corretta intestazione assicura il tempestivo recapito dell'atto ai soggetti preposti alla conformità aziendale e il rispetto dei termini di riscontro previsti dall'art. 12 del GDPR.
- 2.
Qualificazione del presupposto giuridico ex art. 18
L'interessato deve precisare esplicitamente quale tra le quattro ipotesi tassativamente previste dall'art. 18, par. 1, del GDPR intenda invocare. La misura può essere richiesta qualora si contesti l'esattezza dei dati, nel caso di trattamento illecito con opposizione alla cancellazione, laddove il titolare non ne abbia più bisogno per le finalità originarie ma i dati siano necessari all'interessato per l'accertamento o l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria, oppure nelle more della verifica relativa all'opposizione al trattamento. In mancanza di un'idonea specificazione del presupposto normativo e delle relative motivazioni, il titolare del trattamento potrà legittimamente rigettare l'istanza per carenza di elementi giustificativi.
- 3.
Delimitazione oggettiva dei dati e delle operazioni
Occorre circoscrivere con esattezza le categorie di dati personali da sottoporre a limitazione e le specifiche operazioni di trattamento che devono essere sospese. La limitazione non equivale alla cancellazione, bensì al contrassegno dei dati memorizzati al fine di limitarne il futuro trattamento alla sola conservazione o alla tutela di diritti in sede giudiziaria. Una formulazione generica o indeterminata dell'oggetto dell'istanza rischia di rendere l'adempimento tecnicamente ineseguibile per il titolare, compromettendo la tutela invocata.
- 4.
Invocazione dell'obbligo di notifica ai destinatari
In virtù dell'art. 19 del GDPR, il redattore deve richiedere che il titolare comunichi la limitazione del trattamento a ciascun destinatario cui siano stati trasmessi i dati personali. Tale richiesta è fondamentale per estendere gli effetti della tutela ai soggetti terzi o partner commerciali in possesso dei medesimi dati. Il titolare è esonerato da tale obbligo di comunicazione soltanto qualora ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
- 5.
Fissazione del termine per il riscontro e modalità di invio
L'atto deve essere trasmesso con modalità idonee a garantire la prova dell'avvenuta ricezione, con preferenza per la posta elettronica certificata (PEC) ai fini della certezza della data. In conformità all'art. 12 del GDPR, occorre diffidare il titolare al riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento. Qualora vi siano ragionevoli dubbi sull'identità del richiedente, è opportuno allegare copia di un documento di riconoscimento in corso di validità, al fine di evitare richieste di integrazione ai sensi dell'art. 12, par. 6, del GDPR che sospenderebbero i termini di risposta.
Base giuridica: art. 12 GDPRart. 18 GDPRart. 19 GDPR
La struttura del modello
Le sezioni che compongono l'atto, nell'ordine canonico. Il modello completo si apre e si compila direttamente in edit.legal.
Mittente
Dati identificativi completi dell'interessato e recapiti per le comunicazioni ufficiali ai sensi dell'art. 12 del GDPR.
Titolare del trattamento
Identificazione della società o ente destinatario e del responsabile della protezione dei dati (DPO), se nominato.
Oggetto: diritto di limitazione
Dichiarazione formale di esercizio del diritto alla limitazione del trattamento dei dati ex art. 18 GDPR.
Presupposto della limitazione
Indicazione della specifica circostanza di legge che giustifica la richiesta di limitazione temporanea.
Richiesta di limitazione
Istanza di sospensione delle operazioni di trattamento e di notifica della limitazione ai destinatari ai sensi dell'art. 19 GDPR.
Luogo, data, sottoscrizione
Sottoscrizione dell'interessato o del difensore con eventuale allegazione di copia del documento d'identità per finalità di identificazione.
Errori da evitare
- Confondere il diritto di limitazione con il diritto alla cancellazione, domandando la distruzione dei dati anziché la sospensione temporanea del trattamento.
- Omettere l'allegazione del documento di riconoscimento in presenza di fondati dubbi identitari, determinando richieste di integrazione che interrompono i termini di riscontro.
- Mancata o generica indicazione del presupposto normativo di cui all'art. 18, par. 1, del GDPR, rendendo l'istanza priva di efficacia giuridica.
- Inviare l'istanza a un recapito aziendale generico anziché alla sede legale o al canale PEC dedicato alla protezione dei dati.
Domande frequenti
Quali sono i termini di riscontro a carico del titolare del trattamento?
Il titolare deve rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento dell'istanza. Tale termine può essere prorogato di due mesi nei casi di particolare complessità. Ai sensi dell'art. 12 del GDPR, l'interessato deve essere informato dei motivi del ritardo entro il primo mese.
Il titolare del trattamento può rifiutare l'istanza di limitazione?
Sì, qualora dimostri che l'istanza è manifestamente infondata o eccessiva. Il provvedimento di diniego deve essere sempre motivato e indicare la facoltà di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ricorso giurisdizionale.
È dovuto un contributo spese per l'esercizio del diritto di limitazione?
No, l'esercizio del diritto alla limitazione è a titolo gratuito ai sensi dell'art. 12 del GDPR. Soltanto in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive il titolare può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi sopportati.
Cosa automatizza edit.legal
- —Selezione automatica del presupposto normativo corretto tra le ipotesi tassative dell'art. 18 GDPR per prevenire eccezioni di inammissibilità.
- —Inserimento dinamico delle clausole di notifica ai destinatari ex art. 19 GDPR per estendere la tutela a tutta la filiera del trattamento.
- —Integrazione dei richiami agli obblighi di trasparenza e ai termini perentori di riscontro di cui all'art. 12 GDPR per agevolare il monitoraggio dell'adempimento tramite AI.
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Prova edit.legal gratisQuesta guida ha finalità puramente informative e non sostituisce la consulenza di un avvocato sul caso concreto.