Come redigere un'istanza di accesso documentale con l'AI

I passaggi

1. 1.

   Individuazione del soggetto destinatario

   L'istanza deve essere indirizzata all'amministrazione che ha formato l'atto o che lo detiene stabilmente al momento della richiesta. Ai sensi dell'art. 22 della legge n. 241/1990, per Pubblica Amministrazione si intendono non solo gli enti pubblici, ma anche i soggetti privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse. È fondamentale identificare correttamente l'ufficio competente per materia al fine di evitare inutili rinvii o ritardi procedimentali. Qualora l'istanza sia presentata a un ufficio diverso da quello competente, ma appartenente alla medesima amministrazione, quest'ultimo ha l'obbligo di inoltrarla all'ufficio competente ai sensi dell'art. 6, comma 4, del d.P.R. n. 184/2006; ciononostante, un'identificazione precisa accelera notevolmente i tempi di risposta.

2. 2.

   Dimostrazione della legittimazione e dell'interesse

   Il richiedente deve esplicitare analiticamente l'interesse diretto, concreto e attuale che giustifica l'accesso, correlandolo a una posizione giuridica protetta. Non è consentito l'accesso per finalità di mero controllo generalizzato sull'operato della Pubblica Amministrazione, che rientra invece nell'ambito dell'accesso civico. Occorre descrivere il nesso di strumentalità tra la documentazione richiesta e la tutela di un interesse giuridicamente rilevante, quale il diritto di difesa in giudizio. La carenza di una congrua motivazione specifica costituisce la principale causa di diniego da parte dell'amministrazione ricevente.

3. 3.

   Identificazione precisa dei documenti

   La richiesta deve contenere l'indicazione degli estremi dell'atto (numero di protocollo, data, oggetto) o, in mancanza, di elementi tali da consentirne l'individuazione univoca. L'istanza non può rivestire carattere esplorativo, ossia non può essere finalizzata a scoprire se l'amministrazione sia in possesso di atti di potenziale interesse per il richiedente. Una descrizione generica o eccessivamente ampia può legittimare il rigetto per indeterminatezza dell'oggetto, gravando l'ufficio di un'attività di ricerca non dovuta. È opportuno precisare o allegare, se disponibili, i riferimenti a precedenti comunicazioni o ad atti correlati già in possesso del richiedente.

4. 4.

   Scelta della modalità di visione o estrazione copia

   Il professionista deve specificare se intenda unicamente visionare i documenti (attività gratuita) oppure ottenerne copia, cartacea o digitale. Ai sensi dell'art. 25 della legge n. 241/1990, l'esame dei documenti è sempre gratuito, mentre il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, oltre ai diritti di ricerca e di visura. Qualora si richieda la copia conforme, occorre assolvere l'imposta di bollo, fatti salvi i casi di esenzione previsti dalla legge. La trasmissione in formato digitale tramite PEC è generalmente preferibile per celerità e per il contenimento degli oneri economici connessi alla riproduzione.

5. 5.

   Verifica dei limiti e dei controinteressati

   L'accesso è limitato o escluso nei casi previsti dall'art. 24 della legge n. 241/1990, quali la sicurezza nazionale, la difesa o la riservatezza di terzi. Qualora l'amministrazione individui soggetti controinteressati la cui riservatezza potrebbe essere compromessa dall'accesso, è tenuta a darne loro comunicazione. I controinteressati dispongono di 10 giorni per presentare motivata opposizione, decorsi i quali la Pubblica Amministrazione decide se consentire l'accesso bilanciando gli interessi in gioco. In fase di redazione, è opportuno prevenire eventuali obiezioni in materia di riservatezza, dimostrando la prevalenza del diritto di difesa del richiedente.

6. 6.

   Trasmissione dell'istanza e gestione dei termini

   L'istanza deve essere sottoscritta (con firma digitale ovvero con firma autografa accompagnata da copia del documento di identità) e trasmessa tramite PEC o depositata presso l'ufficio protocollo. Dalla data di ricezione decorre il termine di 30 giorni entro il quale l'amministrazione deve pronunciarsi; l'inerzia dell'ente equivale a un provvedimento di diniego (silenzio-diniego). Ai sensi dell'art. 25, decorsi inutilmente 30 giorni, il richiedente può proporre ricorso al TAR oppure chiedere il riesame al Difensore Civico o alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi. È essenziale monitorare tale termine per non incorrere nella decadenza dal diritto di impugnare il diniego tacito.

Base giuridica: art. 22 L. 241/1990art. 24 L. 241/1990art. 25 L. 241/1990